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Manuali… inutili (o quasi)


Photo by Magda Ehlers on Pexels.com

In questi giorni sono stato impegnato nell’istallazione di una serie di programmi relativi a servizi istituzionali: è stata un impresa degna delle fatiche di Ercole!

Già con Windows si incontrano problemi, con Linux, anzi, per la precisione, Mint, è un calvario, certo ho così imparato molte cose, ho avuto modo di scoprire aspetti di questo sistema operativo, di imparare comandi da terminale, però questo non giustifica l’indecente supporto manualistico messo a disposizione dalle istituzioni e da chi per conto loro ha sviluppato i programmi.

In alcuni casi sono estremamente sbrigativi facendo credere a una facilissima procedura, poi invece non funziona un bel niente e scopri che ci sono tutta una serie di operazioni da fare in via preventiva, operazioni che da nessuna parte trovi indicate, le devi scoprire in autonomia, cosa tutt’altro che facile per chi nell’informatica ci naviga bene, figuriamoci per chi, lecitamente (esattamente come pochi sano mettere le mani nel motore dell’auto, per fare un esempio), si limita a usarla.

In altri casi sono più dettagliati ma suddivisi in vari documenti, e magari anche su siti diversi, ognuno dei quali riporta procedure differenti e fa riferimento a versioni differenti, magari piuttosto obsolete.

La situazione mostra, qualora ce ne fosse ancora bisogno, quanta poca attenzione si dia all’utente, quanto poco ci si preoccupi di dare informazioni aggiornate e affidabili, di come sia poco lungimirante la visione sulla documentazione tecnica la cui scrittura viene quasi sempre erroneamente assegnata a chi le cose le conosce bene e ne da tante, troppe, per scontate. Scrivere un manuale è molto più di un lavoro, è un’arte sopraffina, un arte che prevede varie abilità, tra le quali assai importante quella dell’empatia verso chi quei manuali dovrà utilizzare.

Scrivere un manuale è un incarico che non può essere assegnato al primo che capita sotto mano. Altrimenti…

Altrimenti vengono spesi soldi per produrre manuali assolutamente inutili!

P.S.
Da questa esperienza ne nasceranno a breve alcuni articoli didattici che penso potranno tornare molto utili a molte persone e molte aziende. Continua a seguirmi.

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Creare presentazioni efficienti


Molte sono le presentazioni con diapositive (perché è di queste che vi voglio parlare) a cui ho assistito, in questi ultimi anni, poi, in conseguenza degli obblighi di formazione permanente, le occasioni si sono moltiplicate, l’ultima proprio due giorni addietro il momento in cui sto scrivendo questo articolo-lezione. Ogni volta spero di assistere a una presentazione fatta con tutti i crismi, illusione!

Quello che capita molto spesso è vedere una progressiva disattenzione da parte dei presenti, vero che con l’obbligo formativo molti si trovano a dover partecipare ad aggiornamenti su contenuti che non interessano, ma vero anche che molte sono le presentazioni poco coinvolgenti, talvolta per colpa del relatore, ma più spesso a causa di errori nella creazione stessa della presentazione.

In molte occasioni si tratta di più o meno numerosi piccoli errori che presi da soli probabilmente passerebbero inosservati, ma sommandosi insieme portano alla distrazione e al disinteresse del pubblico. In alcuni casi gli errori commessi sono magari pochi, per non dire uno solo, ma talmente gravi da distruggere anche il pubblico più predisposto e interessato.

Come creare una presentazione che, coinvolgendo i presenti, ne mantenga viva l’attenzione? Come creare una presentazione che lasci ai presenti molto più che qualche stentata informazione? Come, in sostanza, creare una presentazione che sia efficace ma ancor di più efficiente? (In questo mio altro articolo “Efficacia ed efficienza” potete capire perché, a differenza di quanto viene usualmente fatto, preferisco parlare di efficienza piuttosto che di efficacia.)

Vi dico subito che è tutt’altro che difficile, può talvolta richiedere un impegno maggiore in risorse temporali e mentali, ma alla fine, se acquisiamo i necessari strumenti conoscitivi e materiali , non è per niente più difficile, anzi, potrebbe addirittura risultare più facile del creare una brutta e inefficace presentazione.

Di seguito alcune brevi indicazioni, se vuoi saperne di più, ovunque tu risieda, usa il modulo di richiesta inbtervento per ottenere informazioni sul mio corso “Presentazioni efficienti”, viene erogato anche (e preferibilmente) in remoto, con diverse modalità per cui potremo trovare quella a te più congeniale.

Partenza essenziale

Svincolarsi dall’idea che sia il relatore a fare la differenza, che basti una buona parlantina per coinvolgere il pubblico; è decisamente più facile che sia una presentazione ben fatta a compensare eventuali difficoltà di espressione del relatore. Una volta che ci siamo convinti di questo la strada magari non è proprio in discesa ma di certo si fa molto meno insidiosa.

Definire il contesto

Capita, ed è la prassi quando le presentazioni vengono fatte per finalità didattiche, di utilizzare la stessa presentazione per diverse occasioni, orbene, tenete ben presente che una presentazione va conformata alla situazione specifica (tipologia di pubblico, ambiente di proiezione, tempo disponibile, obiettivo di massima) e questo non va fatto in sede di proiezione, va fatto a priori: la cosa più antipatica e disturbante è dover seguire un relatore che continuamente salta velocemente avanti e indietro tra le diapositive.

Generare diapositive leggere

La diapositiva deve fare da traccia (a voi e al pubblico) lasciando al relatore il compito di illustrare l’argomento; inutili, anzi deleterie, le diapositive discorsive.

Usare le immagini

Dagli studi sul cervello risulta che questo lavora per immagini e non per parole, per tale motivo le prime vengono memorizzate ed evocate molto più facilmente delle seconde. Per altro con una sola immagine possiamo trasmettere molti più messaggi che con una parola o una frase o anche molte frasi.

Orientare il pubblico

In ogni momento chi ci segue deve sapere esattamente dove ci troviamo nel contesto della presentazione e questo vale dalla prima all’ultima diapositiva.

Contenere gli effetti

Transizioni e movimentazioni possono essere intriganti ma se si eccede provocano solo confusione o addirittura disturbo visivo, fate attenzione.

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